De anställda har tillgång till informationen var de än befinner sig.Vi har bara gjort vinster, säger Caj Perrin, affärsutvecklingschef på Medley. Medleys affärsidé är att driva bad på entreprenad åt kommuner. Företaget ansvarar för 33 anläggningar över hela Sverige. Många av dem har man utvecklat till heltäckande friskvårdsanläggningar med gym och gruppträning. De flesta av företagets över 300 anställda har tillgång till dator, men många använder den bara i begränsad omfattning.

- Vi tittade över vår IT-miljö och insåg att vi hade två bekymmer, berättar Caj Perrin. Dels hade vi inget fungerande intranät och dels betalade vi orimligt mycket för licenser, särskilt med tanke på hur lite programmen användes.

Medley började undersöka vad det fanns för alternativ. Bland annat hörde de av sig till Google Enterprise som rekommenderade Avalon Innovation, specialiserade på molntjänster.

- Vi skötte Medleys övergång till Google för mail och dokumenthantering, berättar Agnes Sävenstedt, verksamhetsområdeschef Cloud på Avalon Innovation. Nästa steg blev att, utifrån deras unika behov, titta på hur Medley kunde gå vidare för att uppfylla sin vision att helt gå över till en molnbaserad IT. För oss handlar det om att hitta den unika nyttan för varje kund. Avalon Innovation är en helhetspartner inom molnverksamhet. De arbetar med sina kunder hela vägen från molnstrategi via införande av molntjänster till utveckling av speciallösningar. Genom att ha kompetens inom samtliga områden finns det möjlighet att utveckla ett stabilt och långvarigt samarbete med kunden. De är Premium Reseller av Google Apps och har även nära samarbete med företag med mer nischade molnapplikationer och kan även peka på andra relevanta lösningar.

Medley valde att låta Google Apps ersätta såväl Outlook och kalendern som Word och Excel för merparten av alla anställda. Några har velat ha kvar Officepaketet i sina datorer som en backup, men de allra flesta har välkomnat förändringen. För att göra övergången smidig fick alla en halvdags utbildning. Medley har noga utvärderat övergången och konstaterat att efter mindre än ett halvår hade man tjänat in såväl övergången som Avalons tjänster. Besparingen hamnar på årsbasis på uppemot 700 000 kr. Medley har fortfarande kvar sin traditionella server och där ligger bland annat ekonomisystemet. Målsättningen är dock att så småningom lägga allt i molnet.

- En stor fördel är att det går lättare att samarbeta i Google Apps eftersom flera kan arbeta med ett och samma dokument samtidigt, berättar Caj Perrin. Idag kan till exempel platschefen och ekonomichefen arbeta med budgeten samtidigt. En annan fördel är att alla dokument numera finns lagrade i molnet, vilket innebär att de är åtkomliga även utanför arbetsplatsen. Det är också lättare att administrera Google och väldigt mycket enklare att lägga till och ta bort användare. Vi ser stora fördelar med den här förändringen.